Когда выгодно отдать обработку первичной документации на аутсорсинг

Если отдать обработку первичных документов на аутсорсинг, можно сократить издержки, избежать доначисления налогов и штрафов в результате исчезновения или некорректного оформления документов, подтверждающих хозяйственные операции. Главное – понять, когда и какие операции передать в руки сторонней бухгалтерской компании.

Обработка первички: какие операции включает

Перед тем, как анализировать, выгоден ли вам аутсорсинг первички, изучите основную хронологию работы с ней: от получения до хранения информации. Отметьте те пункты из списка, которые вы точно хотели бы отдать сторонним специалистам.

1. Получение и сортировка документов: входящие/исходящие, кассовые документы, банковские выписки и документы к ним, накладные, акты, счета-фактуры, путевые листы, авансовые отчеты и т.д.

2. Проверка:

• правильности заполнения реквизитов. Если форма унифицирована, то документ нужно проверить на соответствие установленной законодательством форме;
• содержания документа;
• числовых значений, расчетов, сумм, прописанных в документах;
• наличия необходимых подписей. Также нужно проверить, собственноручно ли подписан документ или нет.

3. Занесение в учетную систему. Все первичные документы служат основанием для занесения бухгалтерских проводок. Кроме того, в последнее время распространено сканирование первички и прикрепление ее в хранилище учетной системы. Это связано с появлением электронного документооборота. Многие компании, даже те, которые его не применяют, все равно постепенно привыкают к сканированию и размещению электронных версий документов в учетной системе. Ведь так гораздо проще искать нужную информацию в случае необходимости, например, при сверках с контрагентами.

Система электронного документооборота и хранение в учетной системе электронных копий (сканов) бумажных документов – разные вещи. Здесь не должно возникнуть путаницы. При электронном документообороте в программе создается оригинал документа, который подписывается электронными подписями (ключами) и по электронным каналам связи отправляется контрагентам. При этом счета-фактуры отправить можно только по тем каналам связи, которые разрешила ФНС.

4. Сшивание первички, ведение реестров. Все бумажные документы, согласно законодательству в области бухучета, должны быть сшиты. Вы можете сами решить, по каким правилам это делать, прописав их в учетной политике предприятия. Главное, чтобы было удобно искать необходимые данные. Исключением являются кассовые документы и счета-фактуры. Они сшиваются в порядке, закрепленном законодательством.

5. Востребование недостающих первичных документов, исправление ошибок. Многие контрагенты не торопятся присылать оригиналы актов, товарных накладных, счетов-фактур и т.д. Обычно эта проблема возникает только с поставщиками и подрядчиками. Но иногда даже клиенты и заказчики вовремя не возвращают подписанные оригиналы документов. Поэтому важно не только работать с полученной первичкой, но и контролировать отсутствующие документы, истребовать их у контрагентов, возвращать с ошибками и получать правильные. Все это отнимает много времени.

6. Хранение документов. Бухгалтерские документы подлежат определенному сроку хранения. Причем для разных видов документов сроки хранения установлены различные. Так, например, счета от поставщиков можно вообще не хранить, а вот трудовые договора с сотрудниками нельзя выбрасывать аж в течение 75 лет.

Далее рассмотрю ситуации, когда выгодно отдать обработку первичных бухгалтерских документов на аутсорсинг.

Ситуация 1. Если у вас стартап

Как правило, в начале развития у компании мало ресурсов. Руководителю приходится выполнять функционал и директора, и маркетолога, и менеджера по работе с клиентами, а порой быть немного юристом и даже бухгалтером. Мой опыт показывает, что нет смысла пытаться хвататься за все, и в случае с ведением отчетности, часть функций лучше передать на аутсорсинг.

Совет 1. Не полагайтесь на себя, думая, что сбор первичной документации не отнимет много времени. Часто сбор и обработку первичных бухгалтерских документов стартапы оставляют внутри компании, а вот подготовку отчетности отдают «на сторону». В этой ситуации руководители нанимают недорогого бухгалтера, порой без должного опыта работы, вменив ему в функционал несложную, но рутинную работу по сбору и заведению в АСУ бухгалтерских операций. Иногда этот функционал вменяют даже офис-менеджеру в придачу к его ежедневным обязанностям. В результате пропущенные неточности в первичке, неверные подписанты, неполный комплект оправдательных документов и прочие ошибки из-за некомпетентности сотрудников приводят и к ошибкам в отчетности, которая формируется на основании первичных бухгалтерских документов.

Совет 2. Доверяйте важное штатному бухгалтеру, технические задачи поручайте сторонним специалистам. Так, например, если начинающему бизнесу требуется кредитная банковская поддержка, то лучше пригласить в штат бухгалтера, доверив ему отчетность, организацию взаимоотношений с банками. Выполнение технической работы можно поручить аутсорсинговой компании, в том числе, получение первички, проверку документов, их занесение в учетную систему, сшивание и пр. Штатный бухгалтер будет контролировать ситуацию изнутри, и если что-то не заладится с первичной документацией, первым даст сигнал об этом.

Ситуация 2. Если у вас много рутинной работы с первичкой

Рутинная работа в бухучете бывает при расчетах ГСМ, оформлении путевых листов. Но чаще всего большое количество хлопот доставляет обработка документов по кадровому делопроизводству. Это – трудоемкий участок учета, тесно связанный с бухгалтерией, а во многих компаниях он просто неотделим от нее. Поэтому аутсорсинг кадрового делопроизводства принесет много пользы. Причин несколько.

Причина 1. Не нужно вкладываться в дополнительные модули учетной системы. Например, 1С ЗУП и другие необходимые технические средства.

Причина 2. Законодательство, регламентирующее кадровый учет, до сих пор очень мобильно. В него постоянно вносятся изменения – мелкие и не очень. Поэтому ответственные, грамотные специалисты в этом случае будут хорошим подспорьем вашим бизнес-процессам.

Причина 3. Отдавать на аутсорсинг кадровое делопроизводство выгодно. Дело в том, что часто в комплекте с услугами по кадровому делопроизводству аутсорсинговые компании предлагают еще и услуги по хранению кадровых документов. Если бы вы делали это собственными силами на территории либо вашего офиса, либо другого, более дешевого помещения, стоимость организации хранения ваших кадровых документов была бы на 15-20% выше.

Ситуация 3. Если у вас большой объем первичной документации

Часто специфика бизнеса заключается в том, что при сравнительно небольших оборотах требуется много различных оправдательных документов. Например, в случае с розничными торговыми компаниями, организациями, оказывающими различные услуги, предоставляющими доступ к каким-либо справочным системам и т.д. И если процесс создания закрывающих документов для заказчиков более-менее можно автоматизировать, то в случае с получением и обработкой оправдательных документов сделать это достаточно сложно. Поэтому входящие счета-фактуры, акты, накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы, авансовые отчеты – самые распространенные документы, обработку которых целесообразно отдавать на сторону. Приведу пример.

У рекламного агентства есть несколько подразделений в различных городах. В штате состоят:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер-казначей;
• бухгалтер-кадровик;
• финансовый контролер.

Отслеживание, проверка и обработка входящих оправдательных документов, в том числе счетов-фактур, исторически входили в обязанности главного бухгалтера. Но с ростом компании главбух уже не успевал тщательно проверять и вносить в АСУ оправдательные документы. Свои требования и пожелания по их учету параллельно высказывали менеджеры по работе с клиентами. Например, чтобы сканы обязательно были прикреплены к соответствующему проекту в CRM-системе. Причина вполне объяснимая – именно эти документы были основанием для расходной части проектов клиентского отдела.

Встал вопрос о приеме на работу еще одного бухгалтера. Однако размеры кабинета бухгалтерии не позволяли разместить дополнительное рабочее место. Если бы не этот факт, никто бы и не задумался о целесообразности аутсорсинга.

Во сколько обойдется компании новый сотрудник

Изучите список затрат и проблем, которые связаны с приемом в штат нового сотрудника. Сделайте выводы.

1. Отдельное рабочее место. Свободное место в офисе, плюс, покупка, как минимум, стола, кресла, компьютера/ноутбука, дополнительных лицензий к ПО.
2. Новая ставка в фонде оплаты труда. Плюс, налоги с заработной платы принятого сотрудника.
3. Больничные и оплата отпуска. Если в компании принято корпоративными правилами, то и оплата ДМС, фитнеса и т.д.
4. Дополнительная нагрузка кадровой службы и других сотрудников по оформлению и учету принятого работника.
5. Дополнительные принтер, сканер или другая оргтехника – также возможны, как дополнительные траты.
6. Неполная загруженность сотрудника. Очень тонкий момент. Бывает так, что сотрудники не справляются с возросшим функционалом. Но и брать в штат дополнительного работника еще не пришло время, так как, по предварительным расчетам, он будет загружен не более чем на 70%. Однако мало соискателей, готовых согласиться на неполную рабочую неделю с урезанной зарплатой, а платить весь оклад – демотивация остальных. Как вариант, можно доплачивать за переработки. Но не всегда сотрудники могут и хотят «ночевать» в офисе.

Вывод: если, по вашим расчетам, вы не обеспечите полную загрузку нового сотрудника, лучше откажитесь от идеи увеличивать штат. Подумайте об аутсорсинге.

Рассмотрев несколько предложений аутсорсинговых компаний, руководство рекламного агентства выбрало оптимальный по перечню услуг и стоимости вариант. Решили работать по следующей схеме:

1. Офис-менеджер рекламного агентства:

• собирает все входящие оправдательные документы (акты, товарные-накладные, счета-фактуры);
• делает опись;
• раз в неделю отправляет курьером собранные документы в аутсорсинговую компанию.

2. Аутсорсинговая компания:

• проверяет документы, заносит их в бухгалтерскую АСУ (для этого ей был предоставлен удаленный доступ), сканирует  и прикрепляет к клиентским проектам в CRM-системе (к ней также предоставили удаленный доступ);
• раз в месяц собранные и сшитые оправдательные документы передает рекламному агентству на хранение.

Кроме того, в обязанности сторонней бухгалтерской компании входят:

• обзвон поставщиков;
• сбор недостающих оправдательных документов;
• самостоятельное отслеживание исправлений выявленных ошибок в полученных от поставщиков документах.

В итоге такой подход оказался на 15% дешевле, если бы рекламное агентство делало все собственными силами.

Об авторе

Евгения Биркая, финансовый директор юридической компании «ФинЮрист», эксперт направления «Корпоративные финансы» международного проекта CFO CAFE. В сфере корпоративных финансов работает 18 лет.