Как сократить сроки подготовки отчетности: пример нефтегазовой компании

Чем короче у компаний сроки закрытия отчетного периода, тем быстрее они могут проводить актуализацию бюджетов и принимать управленческие решения. На примере «НГК «ИТЕРА» (занимается производством и продажей природного газа, нефти и нефтепродуктов, принадлежит компании «Роснефть») рассмотрим, как оптимизировать этапы подготовки отчетности за счет утверждения регламента и графика закрытия учетных процессов, внесения изменений в условия документооборота с контрагентами, утверждения типовых форм первичных документов и расширения состава аналитического учета.

Зачем сокращать сроки подготовки отчетности

Сроки подготовки годовой финансовой отчетности зависят от того, является ли эта отчетность консолидированной. Например, это может быть отчетность по МСФО для группы компаний или полный комплект отчетности по РСБУ с пояснительной запиской для отдельно взятой компании.

В среднем процесс подготовки консолидированной отчетности протекает на две недели дольше. Ведь необходимо провести сверки, исключить внутригрупповые обороты, выполнить процедуры консолидации. Кроме того, продолжительность аудита финансовой отчетности также влияет на сроки ее выпуска.

Раньше предприятия фактически вели несколько видов учета:

1. для управленческих целей – в кодификации статей бюджетов в Excel;
2. для международных инвесторов – методом трансформации данных РСБУ;
3. для государственных и налоговых органов.

Сейчас многие вынуждены сокращать затраты, в том числе, на ведение учета. Например:

• выводят функцию учета на аутсорсинг в другие регионы;

• унифицируют подходы к учету;

• используют единое информационное поле, основой которого служит бухгалтерский учет по национальным стандартам.

В большинстве компаний, где процесс финансовой отчетности автоматизирован, срок подготовки годовой отчетности составляет 1-1,5 месяца. В случае частичной автоматизации, например, при подготовке пояснительной записки и отчетных форм вручную в Excel, этот процесс может затянуться до трех месяцев. Поэтому компании стремятся сократить срок подготовки отчетности до 15-17 календарных дней после завершения финансового года.

Этапы подготовки отчетности

На примере опыта ООО «НГК «ИТЕРА» покажу структуру и продолжительность основных этапов подготовки финансовой отчетности  (см. табл. 1).

Бухгалтерскую отчетность мы всегда готовим так:

• отчетные формы формируются автоматически;
• процедуры контроля и сверок частично автоматизированы;
• пояснительная записка формируется частично автоматически, нюансы вносим вручную.

Когда у нас возникла необходимость сократить сроки подготовки отчетности в связи со сменой акционера, мы были вынуждены не только оперативно разработать процедуры, направленные на сокращение сроков закрытия учетных процессов, но и перейти на новый программный продукт.  Позднее потребовалось также сократить затраты на ведение бухгалтерского учета за счет аутсорсинга бухгалтерской функции.

Решение этих задач нам удалось обеспечить за счет:

• утверждения регламента и графика закрытия учетных процессов;
• внесения изменений в условия документооборота с контрагентами;
• утверждения типовых форм первичных документов;
• расширения состава аналитического учета;
• автоматизации контрольных процедур.

Крестиком (Х) в таблице 1 отмечено время, которое затрачивается на каждый этап подготовки отчетности и ее аудит после оптимизации учетных процессов и внедрения процедур закрытия.

Галочкой (< )  проиллюстрирована экономия времени, которая достигнута по каждому этапу в результате его оптимизации.

Отмечу, в нашей компании параллельно используются два программных продукта:

• «1С:Предприятие 8.2» – для целей ведения бухгалтерского и налогового учета;
• SAP – для целей подготовки консолидированной отчетности группы компаний и ведения учета по стандартам МСФО.

Таким образом, к концу второй недели после окончания финансового года у нас есть закрытая и выверенная оборотно-сальдовая ведомость в учетной системе «1С:Предприятие 8:2». Агрегированные данные (итоги регистров) из этой системы импортируется в систему SAP, где попадают в консолидированную отчетность. После этого начинается процесс подготовки пояснительной записки и аудита отчетности по РСБУ, который идет одновременно с процессом подготовки консолидированной отчетности по МСФО.

Оптимизация основных этапов подготовки отчетности

Рассмотрю подробнее, как, по опыту нашей компании, можно оптимизировать время выполнения основных этапов подготовки финансовой отчетности.

Этап 1. Получение первичных подтверждающих документов от контрагентов. Несвоевременное предоставление документов контрагентами – это внешний фактор. На ситуацию можно влиять частично. Есть три решения проблемы.

Решение 1.  Измените условия договоров с контрагентами:

• введите финансовые санкции за задержку документов;

• закрепите в договорах сроки предоставления документов;

• разработайте и закрепите в качестве приложения к договору шаблоны оправдательных документов;

• откажитесь от агентских схем в пользу прямых договоров с поставщиками.

Однако чем меньше предприятие, тем сложнее устанавливать особые условия расчетов в договорах. Особенно это касается взаимоотношений с крупными корпорациями, которые безальтернативно предлагают типовые договора для большинства клиентов.

В этом случае попробуйте воспользоваться двумя следующими решениями.

Решение 2. Применяйте принцип начисления резервов (или accruals). Он заключается в том, что, если какой-либо расход, например, оплата за электроэнергию или аренду, является типовым и приблизительно одинаковым от месяца к месяцу, его можно прогнозировать и признавать в качестве расхода в корреспонденции со счетом 96 «Резервы», не дожидаясь поступления документов от поставщика. Закрепите такой метод учета в учетной политике организации.

Решение 3. Принимайте к учету документы, оформленные ненадлежащим образом, с их последующей заменой. Часто из-за мелких ошибок и неточностей в документах их возвращают на доработку, в результате чего процесс сбора оригиналов первичных документов от поставщиков затягивается.

Этап 2. Согласование и подписание актов сверки. Этот процесс также может затянуться, тем самым отложив подготовку финансовой отчетности. Например, контрагент не согласен с суммой или с формой в акте сверки, поскольку в его организации утверждена типовая форма иного формата. Тогда он подпишет его с разногласиями.

Решение. Предусмотрите особый регламент сверки. Это оптимизирует процесс сверки в целом и, особенно, по отдельным крупным договорам. Например, проводите сверки ежемесячно. При этом форму акта сверки заранее согласуйте и утвердите в качестве приложения к договору. Тогда на момент завершения финансового года уже будут готовы акты сверки за 11 месяцев. Останется  сверить только обороты по последнему месяцу. Это сократит количество сверяемых операций и возможных расхождений, ускорит процесс подписания акта сверки.

Этап 3. Проведение ежегодной инвентаризации. Поскольку результаты инвентаризации отражаются в отчетности, то оформление ее результатов  также может затянуть процесс.

Решение. Перенесите сроки инвентаризации. Организация вправе самостоятельно установить сроки проведения ежегодных инвентаризаций имущества. Если инвентаризация какого-либо имущества проводилась после 1 октября отчетного года, это имущество не включается в перечень проверяемого перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Таким образом его инвентаризация может быть проведена по состоянию на 30 ноября, а не на 31 декабря. Соответственно,  результаты инвентаризации будут уже оформлены и включены в показатели отчетности декабря.

Меры ускорения подготовки отчетности

По моему опыту, затягивание процесса подготовки финансовой отчетности может быть вызвано:

• недостаточно эффективным взаимодействием структурных подразделений между собой.

• дублированием функций визуального контроля на соответствие требованиям законодательства, условиям договора и внутренним распорядительным документам;

• отсутствием процедур контроля сроков возврата документов;

• длительным нахождением документов на подписи у руководителей.

Чтобы устранить эти факторы предпримите следующие шаги.

Шаг 1. Внедрите регламент и график закрытия учетных процессов. Бухгалтерские службы обязаны строго соблюдать регламенты документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой̆ отчетности.  Для этого утвердите соответствующий регламент и график закрытия учетных процессов. При разработке регламента особое внимание уделите:

• созданию и документированию процедур ускорения получения первичных документов от контрагентов;

• внедрению методологии начисления резервов, установке сроков отражения проводок по расчету этих резервов в бухгалтерской программе;

• автоматизации процедур ввода учетных документов в информационную систему, разработке проверочных процедур, выполняемых при вводе документов, а также процедур проверки корректности заполнения форм бухгалтерской отчетности;

• разработке внутренних форм бухгалтерских документов.

В регламенте не забудьте указать:

• состав процедур, выполняемых бухгалтерской службой в различные периоды;

• должностных лиц, ответственных за выполнение этих процедур;

• сроки их выполнения;

• санкции за несвоевременное выполнение процедур.

Шаг 2. Получите обратную связь. Своевременное получение обратной связи от исполнителей о проблемах, связанных с применением процедур быстрого закрытия, помогает повысить эффективность организации этого процесса.

Например, в нашей компании внедрение процедур быстрого закрытия совпало с переходом на новый программный продукт. Это была программа «1С:Предприятие: 8.3» с единым унифицированным планом счетов и платформой для всех дочерних обществ. Дополнительно в ней был настроен механизм импорта данных в SAP, в процессе которого выполнялся ряд автоматизированных сверок и контрольных процедур. Импорт не мог быть завершен, пока все сверки и проверки не были пройдены без ошибок.

После внедрения и тестирования программы мы провели анкетирование среди сотрудников бухгалтерских служб всех дочерних обществ, использующих эту платформу (см. рис.).

Рисунок. Результаты анкетирования сотрудников бухгалтерских служб дочерних обществ ООО «НГК «ИТЕРА» по вопросу оценки эффективности процесса подготовки финансовой отчетности

Результаты анкетирования помогли нам своевременно устранить ряд проблем:

• некоторые функции дублировались, в частности, проверки правильности оформления документов и некоторых контрольных процедур;

• исполнители прикрепляли не все первичные документы к проводкам. В итоге функция прикрепления скан-образов подписанной первички не всегда помогала сокращать сроки аудита финансовой отчетности благодаря быстрому поиску нужных документов;

• неверное проставление аналитик или их отсутствие в проводках приводили к нарушению механизмов подготовки отчетных форм и вызывали ошибки при прохождении автоматизированных сверок и проверок.

Шаг 3. Настройте автоматические процедуры сверок при вводе информации в бухгалтерскую систему. Это позволит сократить количество контрольных процедур на этапе закрытия отчетности.  Примеры таких аналитических процедур приведены в табл. 2

Обычно большинство контрольных процедур, таких как реверсирование резерва по неликвидным материалам, корректировка неправильно выбранных статей затрат, выполняются уже на этапе закрытия отчетности, после окончания отчетного периода. Автоматические же процедуры проверки позволяют перенести часть этой работы на этап ввода данных и, таким образом, ускорить процесс подготовки отчетности.

Шаг 4. Расширьте детализацию аналитического учета. Такая аналитика реализуется путем ввода дополнительных полей в стандартных справочниках 1С (см. табл. 3). Например:

• в справочнике контрагенты – это дополнительное поле для группировки контрагентов по принципу связные/сторонние;

• в справочнике инвентарных объектов основных средств – дополнительное поле для ввода информации об ограничениях в распоряжении инвентарным объектом (залог, арест, аренда и т.п.).

* На каждом синтетическом счете бухгалтерского учета (01, 02, 08…) ведется аналитический учет в разрезе справочников (в 1С они называются «субконто»). Это может быть, как один справочник, так и несколько. Например, для основных средств (01 счет) учет ведется в разрезе «инвентарных объектов», «материально-ответственных лиц» и. т.п. Для каждого счета может использоваться от одной до шести видов аналитик, в разрезе которых может вестись учет.

Информацию в эти дополнительные аналитические поля не обязательно вводить вручную. Например:

• для определения срока погашения займов или задолженностей информацию можно импортировать из системы управления расчетами;

• направления использования запасов можно взять из системы бюджетного управления.

То есть, та информация, которой сотрудники раньше обменивались обычным способом, теперь может отражаться в бухгалтерском учете автоматически с использованием расширенной аналитики путем импорта из смежных подсистем.

Остановлюсь подробнее на некоторых редко используемых справочниках.

Справочник «Способы прироста и выбытия активов». В этом справочнике формируются налоговые регистры учета некоторых операций. Например, с помощью него можно:

• обеспечивать отдельный учет операций, связанных с благотворительностью и безвозмездным поступлением активов;

• проводить аналитические тесты;

• выявлять активы, которые выбывают быстрее своего срока полезного использования вследствие морального износа;

• анализировать частоту уценок, недостач и списаний по разным видам активов и рассчитывать риски утраты или обесценения применительно к ним.

Справочник «Ограничение распоряжения активами». Он позволяет:

• оперативно формировать раскрытия к отчетности, связанные с отдельным отражением арестованных активов, подсчетом активов в залоге и т.п.;

• сокращать время на принятие управленческих решений, связанных с мониторингом ликвидности компании и, тем самым, высвобождает драгоценное время для бухгалтерии в период закрытия отчетности.

Использование справочника «Ограничение распоряжение активами»  очень помогает при подготовке пояснительной записки отчетности. Ее текст мы не можем автоматизировать, но заполнение таблиц – вполне возможно. Они, также как и отчетность, заполняются на основе информации, содержащейся в бухгалтерском учете. То есть, группируется информация со счетов синтетического и аналитического учета по определенным признакам. Если в аналитическом учете больше справочников, то есть, аналитических разрезов, у нас есть больше возможностей для фильтров и группировки информации при заполнении таблиц.

Например, в пояснительной записке мы хотим раскрыть информацию об основных средствах в залоге. Обычно бухгалтеры это делают в ручном режиме, собирая информацию по тем объектам основных средств, которые в залоге, и далее из учетной системы берут их остаточную стоимость на отчетную дату. Когда у нас есть справочник «Ограничение распоряжение активами», то бухгалтеру не надо собирать эту информацию в момент подготовки отчетности. Эта информация уже будет отражена в учете в привязке к конкретному объекту основных средств.

Шаг 5. Оцените выгоды внедрения проекта быстрого закрытия периода. Определение финансово измеримых целей внедрения механизмов «быстрого закрытия» позволяет сопоставить выгоды и затраты, связанные с ускорением сроков подготовки отчетности. Бывает, определяют цель так: внедрение процедур быстрого закрытия должно сократить срок подготовки отчетности на 10 дней. При этом часто не просчитывают, насколько сократятся или увеличатся расходы на ведение учета.

Поэтому задайте финансово измеримые цели реализации проекта. Например, стоимость аудита сократится на 20% за счет того, что автоматизация улучшит систему контроля:

• будут улучшены механизмы авторизации разделения прав доступа;

• ряд типовых операций будут отражаться в учете автоматически.

Учтите два моменты:

1. Если учет ведется своими силами, выгоды от внедрения механизмов быстрого закрытия заключаются в повышении производительности труда отдельных специалистов (ускорение подготовки отчетности). Измерить эти выгоды можно путем умножения зарплаты данных сотрудников на плановый процент прироста их производительности труда.
2. Если учет передать на аутсорсинг, механизмы быстрого закрытия должны сократить количество операций, выполняемых вручную, а также уменьшить количество документов, которыми обмениваются заказчик (предприятие) и исполнитель (аутсорсинговая организация) и тем самым снизить стоимость услуг аутсорсинга учета.

Об авторе

Лев Шуклов, заместитель начальника управления бухгалтерской и налоговой отчетности ООО «НГК «ИТЕРА», д.э.н. В финансах – с 2003 года. Начинал в Рамблер-Медиа, готовил холдинг к выходу на IPO на рынок AIM Лондонской фондовой биржи, затем работал в консалтинге – занимался МСФО, финансовым анализом сделок по приобретению компаний, разработкой методологии внедрения бухгалтерских систем (Hyperion, 1С, КТ-Бухгалтерия).